Code de Conduite des Fournisseurs

En tant qu'entreprise de haute technologie de renommée internationale dotée d'une chaîne d'approvisionnement mondiale et entretenant des relations de fournisseurs avec des fabricants du monde entier, Graphiques Matrox Inc., Services Centraux Matrox Inc. et leurs sociétés affiliées (collectivement désignées ci-après « Matrox ») reconnaissent l'importance de s’assurer que nos opérations et nos produits, ainsi que les chaînes d'approvisionnement qui les soutiennent, respectent les normes éthiques les plus élevées. En tant qu'organisation, elle s’engage à promouvoir les principes éthiques, la responsabilité sociale et le respect des droits de la personne dans nos activités commerciales.

1. But

Le présent Code de conduite des fournisseurs définit les normes et les attentes de Matrox à l’égard de ses fournisseurs, sous-traitants et partenaires commerciaux en matière de comportement éthique, de responsabilité sociale et de pratiques environnementales. Cette politique vise à garantir que tous les fournisseurs mènent leurs activités conformément aux valeurs et aux principes de Matrox. L'objectif de ce Code de conduite des fournisseurs est de définir les normes éthiques, sociales et environnementales auxquelles tous les fournisseurs et leurs sous-traitants doivent adhérer lorsqu'ils font affaire avec Matrox. En établissant des lignes directrices claires, Matrox cherche à favoriser une chaîne d'approvisionnement mondiale responsable et durable, conforme à nos valeurs d'intégrité, d'équité et de respect des droits de l'homme.

2. Portée

Le présent Code de conduite des fournisseurs s'applique à tous les fournisseurs, sous-traitants, partenaires commerciaux et leurs sous-traitants qui fournissent des biens ou des services à Matrox (collectivement dénommés ci-après les « Fournisseurs »). Il établit des normes minimales visant à garantir le respect des obligations légales et éthiques par les fournisseurs dans leurs relations avec Matrox.

3. Pratiques commerciales éthiques

3.1 Respect des lois

Les Fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois, règles et réglementations en vigueur dans les juridictions dans lesquelles ils opèrent.
Il est de la responsabilité des Fournisseurs d'obtenir et de conserver tous les permis, licences et enregistrements nécessaires à leurs activités commerciales.
Lorsque les lois et règlements applicables diffèrent des normes énoncées dans le présent Code de conduite des fournisseurs, les Fournisseurs doivent se conformer aux principes offrant la protection la plus élevée aux travailleurs et à l'environnement.

3.2 Lutte contre la corruption et les pots-de-vin

Les Fournisseurs doivent adopter une approche de tolérance zéro à l'égard de toute forme de corruption, pots-de-vin, extorsion et détournement de fonds.
Les décisions d'affaires ne doivent jamais être influencées par des cadeaux, des marques d'hospitalité ou des divertissements qui pourraient créer un conflit d'intérêts ou donner une perception d'influence indue.

3.3 Concurrence loyale

Les Fournisseurs doivent s'engager dans une concurrence légale et transparente et se conformer aux lois antitrust et sur la concurrence.
Tout conflit d'intérêts potentiel, y compris les relations qui pourraient influencer les décisions commerciales, doit être divulgué à Matrox.

4. Travail et droits de la personne

4.1 Traitement équitable et de non-discrimination

Les Fournisseurs doivent traiter tous les employés avec dignité et respect, en veillant au maintien d’'un milieu de travail exempt de harcèlement, d'abus, de discrimination et de toute forme de traitement injuste fondé sur la race, le sexe, la religion, l'âge, le handicap, l'orientation sexuelle ou d'autres caractéristiques protégées.
Les Fournisseurs doivent s'assurer que tous les travailleurs, c'est-à-dire tout ouvrier, employé ou membre du personnel employé ou sous contrat avec le fournisseur, y compris les travailleurs étrangers ou migrants, sont clairement informés des conditions de leur emploi avant le début de l'emploi, dans une langue qu’ils comprennent. Ces renseignements doivent comprendre les principales conditions, y compris les salaires et avantages sociaux, le lieu de travail, les conditions de vie (le cas échéant) et la divulgation de la nature dangereuse du travail (le cas échéant).

4.2 Interdiction du travail des enfants

Le travail des enfants est défini dans la Loi canadienne de 2023 sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement ainsi que dans la Convention no 182 de l'OIT, la Convention de 1999 sur les pires formes de travail des enfants. Le travail des enfants se définit comme l’activité d’une personne de moins de 18 ans qui interfère avec sa scolarité ou sa formation professionnelle ou l'exposent à un travail dangereux sur le plan mental, physique, social ou moral.

Les Fournisseurs ne doivent ni recourir au travail des enfants ni le tolérer.
Les pratiques en matière d'emploi doivent être conformes à la législation locale et aux normes internationales du travail concernant les exigences relatives à l'âge minimum requis.
Les Fournisseurs doivent faire preuve d'une prudence particulière lorsqu'ils emploient des personnes de moins de 18 ans afin de s'assurer que cet emploi ne constitue pas du travail des enfants. Toutefois, l'utilisation de programmes d'apprentissage en milieu de travail légitimes à des fins éducatives, qui sont conformes à toutes les lois et à tous les règlements en vigueur, est autorisée.

4.3 Interdiction du travail forcé

Le travail forcé est défini dans la Loi canadienne de 2023 sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement et ainsi que dans la Convention no 29 de l'OIT, la Convention sur le travail forcé, 1930. Le travail forcé comprend tout travail qui n'est pas volontaire ou qui est effectué sous la menace ou la contrainte. Les menaces peuvent viser directement le travailleur ou une personne qu'il connaît, comme un être cher ou un ami.

Les Fournisseurs doivent s'assurer que tout emploi est volontaire. Le recours au travail forcé, involontaire, servile, carcéral ou esclave est strictement interdit.
Les Fournisseurs ne doivent pas se livrer à une forme quelconque de traite des êtres humains ou en tirer profit.
Les Fournisseurs doivent s'assurer que les agences de placement auxquelles ils font appel, notamment en ce qui concerne le recrutement de travailleurs migrants, ne se livrent à aucune de ces pratiques interdites.
Les employés doivent avoir la liberté de quitter leur emploi avec un préavis raisonnable, sans craindre d'être pénalisés ou intimidés.

Il est strictement interdit de menacer les travailleurs ou de leur infliger des traitements cruels, inhumains ou dégradants, y compris le harcèlement sexuel, les abus sexuels, les châtiments corporels, la coercition mentale, la coercition physique, la violence verbale ou les restrictions déraisonnables à l'entrée ou à la sortie des installations fournies par l'entreprise.

4.4 Heures de travail, salaires et avantages sociaux

Les Fournisseurs doivent se conformer aux lois applicables concernant les heures de travail, heures supplémentaires, salaires et avantages sociaux.
Les employés doivent être rémunérés de manière juste et équitable et bénéficier des avantages sociaux prévus par la législation locale.
Tous les travailleurs doivent être pleinement informés par écrit de leurs modalités de rémunération et recevoir des fiches de paie détaillant le détail de leur salaire et des déductions appliquées. Les déductions sur le salaire à titre de mesure disciplinaire ne doivent pas être autorisées et les déductions illégales sont interdites.

5. Santé et sécurité

5.1 Des conditions de travail sûres et saines

Les Fournisseurs doivent s'assurer que leurs lieux de travail sont sécures et ne présentent aucun risque pour la santé. Des politiques et procédures de sécurité efficaces doivent être mises en place pour prévenir les accidents et les blessures sur le lieu de travail.
Les employés doivent recevoir la formation, l’équipement de protection et les ressources appropriés pour effectuer leur travail en toute sécurité.
Les Fournisseurs doivent effectuer régulièrement des évaluations des risques afin d'identifier et de surveiller efficacement les conditions et les risques en matière de santé et de sécurité.

5.2 aux situations d'urgence

Les Fournisseurs doivent élaborer et maintenir des procédures d'urgence efficaces et fournir la formation nécessaire aux employés pour assurer la sécurité de tous en cas d'urgence.
Toutes les issues de secours et l'équipement doivent être clairement indiqués, facilement accessibles et bien entretenus pour permettre une intervention rapide en cas d'urgence.

6. Responsabilité environnementale

6.1 Conformité environnementale

Les Fournisseurs doivent se conformer à toutes les réglementations environnementales applicables, incluant notamment d’obtenir et maintenir les permis et licences nécessaires.
Une surveillance et la production de rapports réguliers sur les impacts environnementaux sont nécessaires pour assurer une conformité continue.

6.2 Gestion des ressources et réduction des déchets

Les Fournisseurs doivent adopter des pratiques de gestion responsable des ressources, y compris des efforts pour réduire les déchets, les émissions et la pollution.
Il s'agit notamment de réduire au minimum l'utilisation de substances dangereuses et de promouvoir le recyclage et l'efficacité énergétique.

6.3 Pratiques durables

Les Fournisseurs sont encouragés à intégrer des pratiques durables dans leurs activités, notamment en utilisant de ressources renouvelables et en mettant en œuvre des initiatives visant à réduire l'empreinte carbone et à préserver la biodiversité. Matrox encourage également les Fournisseurs à prendre des mesures pour réduire leur empreinte carbone.

7. Surveillance, application de la loi et responsabilisation

7.1 Audits et évaluations

Matrox se réserve le droit d'effectuer des audits, inspections et évaluations des installations et des opérations des Fournisseurs afin de vérifier la conformité au présent Code. Ceux-ci peuvent être effectués par le personnel de Matrox ou des tiers désignés.
Les Fournisseurs doivent tenir des registres précis pour démontrer leur conformité et doivent donner accès aux informations pertinentes lors des audits ou à la demande de Matrox.

7.2 Non-conformité et mesures correctives

S'il s'avère qu'un Fournisseur enfreint le présent Code de conduite, Matrox peut exiger que celui-ci prenne des mesures correctives immédiates.
Le non-respect ou l’absence de correction d'un non-respect du présent Code peut entraîner des actions de la part de Matrox, y compris, mais sans s'y limiter, les suivantes :
- Procurer aux Fournisseurs concernés une occasion raisonnable de corriger la lacune.
- Surveillance, supervision ou autres mesures correctives améliorées.
- Suspension ou résiliation, en tout ou en partie, de la relation d'affaires du Fournisseur avec Matrox, sans responsabilité.
- Retrait du Fournisseur de la liste des fournisseurs approuvés de Matrox sur une base permanente ou temporaire.

Matrox s'attend à ce que ses Fournisseurs identifient et traitent de manière proactive les zones de non-conformité, en mettant en œuvre des mesures pour assurer le respect continu des normes décrites dans la présente politique.

8. Signalement et protection des dénonciateurs

8.1 Mécanisme de signalement

Les Fournisseurs doivent mettre en place des mécanismes permettant aux employés de signaler leurs préoccupations ou d’invoquer des violations du présent Code de conduite sans crainte de représailles.
Les signalements d'inconduite devraient faire l'objet d'une enquête rapide et des mesures appropriées devraient être prises pour régler le problème.
Les Fournisseurs doivent informer rapidement Matrox de tout non-respect du présent Code de conduite. Matrox encourage également les Fournisseurs à lui communiquer toute mesure prise pour améliorer leurs pratiques commerciales et à lui faire parvenir des suggestions sur la façon dont Matrox peut mieux mettre en œuvre les normes énoncées dans ce code.
Matrox encourage toute personne qui a connaissance ou soupçonne une activité suspecte, des pratiques illégales ou contraires à l'éthique ou le non-respect du présent Code de conduite des fournisseurs à signaler ses préoccupations à Matrox par l’un des canaux suivants :

Adresse postale : 1055 boul. Saint-Régis, Dorval H9P 2T4 Canada

Courriel : [email protected]

9. Reconnaissance et engagement

Les Fournisseurs doivent reconnaître qu'ils comprennent et acceptent le présent Code de conduite.
Les Fournisseurs doivent faire preuve d’un engagement à l'égard de l'amélioration continue de leurs pratiques en matière d’éthiques, de conditions sociales et d’environnement.

Aucune disposition du présent Code n'a pour effet de renoncer, d'altérer, de restreindre ou de diminuer les droits ou recours de Matrox en vertu d'un accord conclu entre un Fournisseur et Matrox, ou en droit, ou en équité. Matrox se réserve également le droit d'enrichir le présent Code afin de renforcer les pratiques éthiques, sociales et environnementales de ses Fournisseurs.

Le présent Code de conduite des fournisseurs entre en vigueur le 1er février 2025 et sera périodiquement révisé pour s'assurer de sa pertinence et de son efficacité. Les Fournisseurs seront informés de toute mise à jour ou modification en temps opportun.